Sekretär*in / Office Management (m/w/d)

Die TU Graz ist die traditionsreichste technisch-naturwissenschaftliche Forschungs- und Bildungsinstitution in Österreich und zählt zu einer der größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 3.500 Mitarbeiter*innen. In ihren fünf Stärkefeldern, den Fields of Expertise, erbringt die TU Graz internationale Spitzenleistungen und setzt auf intensive Zusammenarbeit mit anderen Forschungs- und Bildungseinrichtungen sowie mit Wirtschaft und Industrie weltweit. In der europäischen Hochschullandschaft steht die TU Graz verstärkt im Wettbewerb um die besten Köpfe und Ressourcen.

Das Institut für Hochspannungstechnik und Systemmanagement beschäftigt sich neben dem Lehr- und Forschungsbetrieb mit praktischen Durchführungen von Hochspannungsuntersuchungen und Hochspannungsprüfungen sowie mit systemtechnischen Untersuchungen und Bewertungen von Hochspannungsanlagen und Hochspannungsgeräten.

Wir suchen für das Institut für Hochspannungstechnik und Systemmanagement der TU Graz eine*n

Sekretär*in / Office Management (m/w/d)

40 Stunden/Woche, ab Mai 2023, unbefristet

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten (Terminkoordination/-verwaltung, Korrespondenz, Besprechungsorganisation, Protokollführung, Bibliothek etc.)
• Betreuung und Beratung von Studierenden, Mitarbeitenden und Gästen
• Finanzadministration im Global- und Drittmittelbereich (Bestellabwicklung, Kostenstellenverwaltung, Angebotsverwaltung, Rechnungslegung)
• Administrative Unterstützung in Lehre und Forschung (z.B. Studien- und Prüfungsadministration, administrative Unterstützung bei Lehrveranstaltungen etc.)
• Planung und Abrechnung von Dienstreisen und von Exkursionen
• Abwicklung des Bestellprozesses in der Beschaffungsplattform bzw. SAP
• Administration der Lehre (Lehrerhebung, Prüfungsverwaltung etc.)
• Unterstützung in der Personalverwaltung
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Events

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufm. Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss (Lehrabschluss, Fachschule) oder facheinschlägige Ausbildung mit administrativer Berufserfahrung
• HAK / HLW / AHS Matura wünschenswert
• Berufserfahrung im Büroumfeld vorteilhaft
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute EDV-Kenntnisse (MS-Office), SAP-Kenntnisse von Vorteil
• Serviceorientiertes und freundliches Auftreten
• Freude an der Arbeit in einem universitären und multikulturellen Umfeld
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• Wir bieten:
• Abwechslungsreicher Arbeitsbereich
• Kollegial-freundschaftliches Arbeitsklima
• Flexible Arbeitszeitgestaltung (inkl. bezahlte Mittagspause)
• Sicheres und stabiles Arbeitsumfeld
• Umfangreiche Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Öffi-Zuschuss
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Universitätssportprogramm
• Einkaufsvergünstigungen
• Gütesiegel für innerbetriebliche Frauenförderung
• Familienfreundlichster Betrieb der Steiermark 2018
• Internationale Weiterbildungsmöglichkeiten und Lehraufenthalte
• Zusatzpensionskasse

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 31.539,20. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.

Die Technische Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Die Technische Universität Graz bemüht sich aktiv um Vielfalt und Chancengleichheit. Menschen mit Behinderung und entsprechender Qualifikation werden ausdrücklich zur Bewerbung eingeladen.

Wir freuen uns über Ihre vollständige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, weitere Unterlagen) bis spätestens 11.04.2023 auf unserem TU Graz Jobportal.

Kontakt:

Technische Universität Graz

Dekan der Fakultät für Elektrotechnik und Informationstechnik

Univ.-Prof. Dipl.-Ing. Dr.techn. Wolfgang Bösch, MBA

Inffeldgasse 18/EG, 8010 Graz

www.hspt.tugraz.at/

Informationen zur Datenverarbeitung Ihrer Bewerbung finden Sie unter www.tugraz.at/go/datenschutzinformation-pa